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Das Backend von BwPostman hat eine Hauptansicht, hier Dashboard genannt, die als Ausgangspunkt für alle Aktionen dienen kann, die in BwPostman möglich sind. Es enthält Schaltflächen für alle Übersichten sowie Schaltflächen, um neue Newsletter, Abonnenten, Testabonnenten, Kampagnen, Mailinglisten oder Templates anzulegen. Auch das Archiv, die Optionen und die Wartung sowie das Forum von BwPostman sind hier über Schaltflächen erreichbar. Rechts sind außerdem informative Statistiken eingeblendet.

Das Menü auf der linken Seite kann mit einem Klick auf den blauen Pfeil, der nach links zeigt, ausgeblendet werden.

So, dann fangen wir mal an:

Bevor der erste Newsletter angelegt werden kann, muss erst einmal mindestens eine Mailingliste angelegt werden. So ist es möglich, für verschiedene Themen- und/oder Empfängerkreise getrennte Mailinglisten zu verwenden.


Mailinglisten anlegen

Über den Menüpunkt Mailinglisten bekommt man eine Übersicht über die bereits angelegten Mailinglisten.

Eine neue Mailingliste wird entweder im Dashboard von BwPostman über die Schaltfläche Mailingliste hinzufügen angelegt oder in der Übersicht der Mailinglisten über die Schaltfläche Neu in der Toolbar. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Neue Mailingliste.

Jede Mailingliste benötigt einen Titel/Namen und eine Beschreibung. Beides kann dann im Frontend in den Registrierungsformularen angezeigt werden.

Über die Auswahl der Zugriffsebene kann festgelegt werden, wer diese Mailingliste abonnieren darf. Hier werden die Benutzergruppen von Joomla!® angeboten. Wenn ein Besucher/Abonnent diese Mailingliste nicht abonnieren darf, dann wird sie ihm im Registrierungsformular gar nicht zur Auswahl angeboten.

Damit die Mailingliste im Frontend zur Auswahl steht, muss sie veröffentlicht werden. Dies kann in den Details (Modus Bearbeiten) der Mailingliste geschehen. Aber auch ein Klick auf das Symbol in der Spalte Veröffentlicht in der Übersicht über die Mailinglisten schaltet den Status um.

Auf dem Tab Mailinglistenberechtigungen kann man die Rechte für genau diese Mailingliste festlegen.

Eine Mailingliste kann bearbeitet werden, indem man in der Übersicht der Mailinglisten auf den Titel klickt oder die Schaltfläche vor dem Titel anhakt und oben in der Toolbar auf die Schaltfläche Bearbeiten klickt. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Mailingliste bearbeiten [ID = nn].

Hinweis:
Nicht veröffentlichte Mailinglisten kann der Benutzer zwar im Frontend nicht selbst auswählen, aber im Backend kann der Administrator oder eine Person mit entsprechenden Rechten jedem Benutzer auch diese Mailinglisten zuordnen. Auf diese Weise kann man also „Hand-verlesenen“ Benutzern Zugang auch zu dieser Mailingliste geben.

Mailinglisten, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt! Sie stehen auch für ein Abonnement nicht mehr zur Verfügung.


Abonnenten und Testempfänger eintragen

Besucher abonnieren normalerweise die Mailinglisten selbst. Genauer gesagt werden Mailinglisten abonniert, an die dann der Newsletter versendet wird. Es kann aber Fälle geben, in denen man Abonnenten eben auch als Webmaster im Backend anlegen will. Daher gibt es diese Möglichkeit auch im Backend. Testempfänger können nur im Backend angelegt werden.

Abonnenten können ebenso, wie gerade bei den Mailinglisten gelernt, im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Abonnent hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten in den Reitern bestätigte Abonnenten und unbestätigte Abonnenten über die Schaltfläche Neu angelegt werden. Es erscheint die Ansicht Abonnenten-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Testempfänger werden im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Testempfänger hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten im Reiter Testempfänger über die Schaltfläche Neu angelegt. Es erscheint die Ansicht Testempfänger-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Nachname und Vorname müssen eingetragen werden, wenn es in den Optionen von BwPostman als Pflichtfeld hinterlegt ist. Hier gibt es auch im Backend keine Ausnahme!

Der Abonnent muss auf jeden Fall eine Mailadresse eingetragen haben. Klar, BwPostman muss ja wissen, wohin der Newsletter gehen soll.

Das Mailformat kann im Feld Format eingestellt werden und ist mit dem Wert aus dem Optionen von BwPostman vorbelegt.

Das Feld Bestätigen erscheint nur, wenn ein neuer Abonnent angelegt wird. Bei Testempfängern und beim Bearbeiten eines Abonnenten wird es nicht angezeigt.

Zum Bestätigen folgendes:
Der Abonnent erhält automatisch eine Mail, die einen Link enthält, mit dem er das Abonnement bestätigen muss (Double-Opt-In), wenn das Feld Bestätigen auf unbestätigt eingestellt ist. Wenn man rechtliche Schwierigkeiten vermeiden will (für Deutschland weiß ich das), dann sollte man Abonnenten hier nicht selbst bestätigen, sondern sich das Abonnement vom Abonnenten bestätigen lassen!

Auf der rechten Seite sind weitere Informationen zum Abonnement zu sehen. Details der Registrierung und Details der Bestätigung des Abonnements. Ist bei registriert durch oder bestätigt durch nichts eingetragen, dann hat der Abonnement das selbst erledigt.

Seit Version 2.1.0 von BwPostman gibt es über diesen Details die Schaltfläche Drucken der Abonnentendaten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird ein Popup eingeblendet, das alle von BwPostman vorhandenen und verwendeten Daten des Abonnenten anzeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken öffnet dann den Druck-Dialog des Browsers.

Darunter werden die verfügbaren Mailinglisten angeboten. Auf der linken Seite sind die Mailinglisten aufgeführt, die immer über das Frontend abonniert werden können, also den Status Public haben und veröffentlicht sind.

In der Mitte stehen die Mailinglisten, die nur von bestimmten Benutzergruppen über das Frontend abonniert werden können. Diese Mailinglisten sind zwar grundsätzlich veröffentlicht und können im Frontend abonniert werden, aber eben nicht von jedem.

Die rechte Seite enthält die Mailinglisten, die nur im Backend zugewiesen werden können. Das sind also die Mailinglisten, die nicht veröffentlicht sind, egal, welcher Benutzergruppe sie zugewiesen sind.

Die verfügbaren Mailinglisten gibt es bei den Testempfängern nicht. Diese werden generell angelegt und bekommen alle Mailinglisten im Testversand.

Wie bereits oben angemerkt kann jemand mit entsprechenden Rechten im Backend dem Abonnenten auch die Mailinglisten zuordnen, die im Frontend nicht angezeigt werden, aus welchen Gründen auch immer.

Solange der Abonnent sein Abonnement noch nicht bestätigt hat, wird er in der Übersicht unter dem Reiter unbestätigte Abonnenten geführt. Sobald er seine Registrierung bestätigt hat, wandert er dann in die Liste der bestätigten Abonnenten.

Noch ein Wort zu den Rechten der Abonnenten bei der Auswahl der Mailinglisten:
Gäste, also solche Benutzer, die kein Benutzerkonto in Joomla!® haben, dürfen nur öffentliche Mailinglisten abonnieren (Zugriffsebene public). Hat der Benutzer ein Konto in Joomla!®, dann stehen ihm auch die Mailinglisten zur Auswahl, die höhere Berechtigung erfordern – je nach Vorgabe der Mailingliste und den Zugriffsrechten des Benutzers in Joomla!®. Im Backend kann man aber jeden Abonnenten in alle Mailinglisten aufnehmen, wenn man denn will.

Abonnenten und Testempfänger, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt!

Auf dem Tab Abonnentenberechtigungen kann man die Rechte für genau diesen Abonnenten festlegen.

Zum Schluss dieses Kapitels noch ein paar hilfreiche Bemerkungen:
Pro Mailadresse kann nur ein Abonnent angelegt werden. Für dieselbe Mailadresse können allerdings auch zwei Testempfänger angelegt werden, pro Mailformat je ein Testempfänger. Eine Mailadresse kann also maximal drei Mal in den Übersichten der Abonnenten auftauchen.

Wenn ein Abonnent angelegt wird, dann wird nachgesehen, ob diese Mailadresse vielleicht schon bei den registrierten Benutzern von Joomla!® existiert. Falls ja, dann wird dessen ID beim Abonnenten mit abgelegt und er bekommt – wenn er angemeldet ist – auch die Mailinglisten für ein Abonnement angeboten, die für seine Zugriffsebene verfügbar sind.


Newsletter erstellen oder bearbeiten

Nun kommen wir zum Herzstück von BwPostman, den Newslettern.

Einen Newsletter legt man auch wieder über das Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Newsletter hinzufügen an. Oder man klickt in der Liste der unversendeten Newsletter (Schaltfläche Newsletter) im Reiter Unversendete Newsletter oben die Schaltfläche Neu an. Es erscheint die Ansicht Newsletter-Details und man steht auf dem Tab Schritt 1: Allgemeines.

Man kann einen Newsletter aber auch anlegen, indem man einen bereits erstellten Newsletter kopiert. Es können sowohl unversendete als auch versendete Newsletter kopiert werden.

Um einen Newsletter zu kopieren, markiert man den Newsletter durch anhaken der Auswahlbox und  klickt auf die Schaltfläche Kopieren in der Toolbar. Die Kopie erscheint im Reiter Unversendete Newsletter in der Übersicht, auch wenn man einen versendeten Newsletter kopiert hat. Ein Klick auf den Betreff des Newsletters oder das Anhaken der Auswahlbox davor und ein Klick oben auf Bearbeiten öffnet den Newsletter zum Bearbeiten.

Das Erstellen eines Newsletters geschieht in fünf Arbeitsschritten, die durch fünf Reiter abgebildet werden. Wenn man einen neuen Newsletter erstellt oder einen vorhandenen Newsletter bearbeitet, beginnt man immer im Reiter Allgemeines.


Menüpunkte für das Frontend anlegen

Damit man die versendeten Newsletter nicht nur als Email ansehen kann, bietet BwPostman die Möglichkeit, Menüeinträge für das Frontend anzulegen.

Ob man ein eigenes Menü für BwPostman anlegt oder einzelne Menüeinträge in einem vorhandenen Menü, kann man frei entscheiden, ebenso welche Menüeinträge man anbietet. Ich empfehle, wenigstens einen Menüeintrag anzulegen, mit dem ein Abonnent sein Abonnement bearbeiten kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn man nicht das Modul zum Abonnieren verwendet.

Ob man für die Registrierung zum Newsletter das Modul zur Registrierung verwendet oder einen Menüeintrag auf die Registrierungsseite der Komponente leitet, ist für die Registrierung selbst nicht entscheidend. Hier kommt es darauf an, wie sehr man daran interessiert ist, Abonnenten zu bekommen. Während die Registrierungsseite der Komponente nur über einen Menüeintrag zu erreichen ist, wird das Modul zur Registrierung auf allen Seiten angezeigt, die in den Optionen des Moduls angegeben werden.

Ein weiterer Unterschied ist, dass das Modul zur Registrierung dadurch ständig Platz auf dem Bildschirm braucht, während die Seite zur Registrierung über die Komponente eben nur auf einer Seite erscheint und das in dem Bereich, in dem normalerweise die Beiträge aus Joomla!® erscheinen.

Als Menüeinträge stehen für BwPostman zur Auswahl:

  • Newsletter-Anmeldung
  • Newsletter-Abonnement bearbeiten
  • Veröffentlichte Newsletter als Übersicht
  • Veröffentlichte Newsletter als Einzelansicht

Die Vorgehensweise ist wie üblich in Joomla!®:

Im Backend unter Menüs entweder in einem vorhandenen Menü weitere Menüeinträge hinzufügen oder ein eigenes Menü mit den gewünschten Menüpunkten und dem dazugehörigen Modul erstellen.

Einschränkungen

  1. Im Frontend werden immer nur veröffentlichte Newsletter angezeigt.
  2. Es werden nur die Newsletter zur Anzeige herangezogen, die den Kriterien unter Auswahl Empfänger und Auswahl Kampagnen genügen.

Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, dann wird er auch nicht angezeigt. Gehört ein Newsletter zu mehreren Mailinglisten, von denen mindestens eine ausgewählt ist, dann wird er angezeigt. Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, aber gleichzeitig zu einer Benutzergruppe, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt.

Gehört ein Newsletter zu einer Kampagne, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt, auch wenn die zugehörige Mailingliste nicht ausgewählt ist. Daher ist für die Auswahl der Kampagnen auch ein eigener Reiter vorhanden.

Berechtigungen prüfen

Man fragt sich vielleicht, warum es diese Option überhaupt gibt. Wozu Zugriffsbeschränkungen, wenn man sie hier wieder aushebeln kann? Dazu folgende Überlegungen:

Die Inhalte eines Newsletters will man zu dem Zeitpunkt, an dem der Newsletter geschrieben und versendet wird, nicht allen zugänglich machen. Nach ein oder zwei Jahren sind diese Informationen aber so „alt“, dass es nichts mehr ausmacht, wenn sie alle sehen können. Nun gibt es in BwPostman aber keine Möglichkeit, die Zuordnung zu den Mailinglisten zu ändern, wenn der Newsletter erst einmal versendet ist, und das ist auch gut so. Und die Berechtigung der Mailingliste zu ändern, ist auch keine Alternative, weil sie noch aktiv ist. Wie kann man nun diese Newsletter trotzdem der Allgemeinheit zugänglich machen? Dafür ist diese Option da!

Die Berechtigung wird immer überprüft, wenn bei der Auswahl der Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen Alle eingestellt ist, da ändert sich nichts. Aber wenn nur bestimmte Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen (da dürfen dann aber alle angeklickt sein) ausgewählt sind, dann kann man über diesen Schalter die Prüfung auf die Berechtigung unterdrücken.

Auswahl Empfänger
Auswahl Kampagnen

Ich denke, da brauche ich nichts mehr zu schreiben, das ist eindeutig. Zu erwähnen ist vielleicht, dass es eine Spalte gibt, in der angezeigt wird, ob die Mailingliste oder Kampagne archiviert ist.


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