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Das Backend von BwPostman hat eine Hauptansicht, hier Dashboard genannt, die als Ausgangspunkt für alle Aktionen dienen kann, die in BwPostman möglich sind. Es enthält Schaltflächen für alle Übersichten sowie Schaltflächen, um neue Newsletter, Abonnenten, Testabonnenten, Kampagnen, Mailinglisten oder Templates anzulegen. Auch das Archiv, die Optionen und die Wartung sowie das Forum von BwPostman sind hier über Schaltflächen erreichbar. Rechts sind außerdem informative Statistiken eingeblendet.

Das Menü auf der linken Seite kann mit einem Klick auf den blauen Pfeil, der nach links zeigt, ausgeblendet werden.

So, dann fangen wir mal an:

Bevor der erste Newsletter angelegt werden kann, muss erst einmal mindestens eine Mailingliste angelegt werden. So ist es möglich, für verschiedene Themen- und/oder Empfängerkreise getrennte Mailinglisten zu verwenden.


Mailinglisten anlegen

Über den Menüpunkt Mailinglisten bekommt man eine Übersicht über die bereits angelegten Mailinglisten.

Eine neue Mailingliste wird entweder im Dashboard von BwPostman über die Schaltfläche Mailingliste hinzufügen angelegt oder in der Übersicht der Mailinglisten über die Schaltfläche Neu in der Toolbar. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Neue Mailingliste.

Jede Mailingliste benötigt einen Titel/Namen und eine Beschreibung. Beides kann dann im Frontend in den Registrierungsformularen angezeigt werden.

Über die Auswahl der Zugriffsebene kann festgelegt werden, wer diese Mailingliste abonnieren darf. Hier werden die Benutzergruppen von Joomla!® angeboten. Wenn ein Besucher/Abonnent diese Mailingliste nicht abonnieren darf, dann wird sie ihm im Registrierungsformular gar nicht zur Auswahl angeboten.

Damit die Mailingliste im Frontend zur Auswahl steht, muss sie veröffentlicht werden. Dies kann in den Details (Modus Bearbeiten) der Mailingliste geschehen. Aber auch ein Klick auf das Symbol in der Spalte Veröffentlicht in der Übersicht über die Mailinglisten schaltet den Status um.

Auf dem Tab Mailinglistenberechtigungen kann man die Rechte für genau diese Mailingliste festlegen.

Eine Mailingliste kann bearbeitet werden, indem man in der Übersicht der Mailinglisten auf den Titel klickt oder die Schaltfläche vor dem Titel anhakt und oben in der Toolbar auf die Schaltfläche Bearbeiten klickt. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Mailingliste bearbeiten [ID = nn].

Hinweis:
Nicht veröffentlichte Mailinglisten kann der Benutzer zwar im Frontend nicht selbst auswählen, aber im Backend kann der Administrator oder eine Person mit entsprechenden Rechten jedem Benutzer auch diese Mailinglisten zuordnen. Auf diese Weise kann man also „Hand-verlesenen“ Benutzern Zugang auch zu dieser Mailingliste geben.

Mailinglisten, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt! Sie stehen auch für ein Abonnement nicht mehr zur Verfügung.


Abonnenten und Testempfänger eintragen

Besucher abonnieren normalerweise die Mailinglisten selbst. Genauer gesagt werden Mailinglisten abonniert, an die dann der Newsletter versendet wird. Es kann aber Fälle geben, in denen man Abonnenten eben auch als Webmaster im Backend anlegen will. Daher gibt es diese Möglichkeit auch im Backend. Testempfänger können nur im Backend angelegt werden.

Abonnenten können ebenso, wie gerade bei den Mailinglisten gelernt, im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Abonnent hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten in den Reitern bestätigte Abonnenten und unbestätigte Abonnenten über die Schaltfläche Neu angelegt werden. Es erscheint die Ansicht Abonnenten-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Testempfänger werden im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Testempfänger hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten im Reiter Testempfänger über die Schaltfläche Neu angelegt. Es erscheint die Ansicht Testempfänger-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Nachname und Vorname müssen eingetragen werden, wenn es in den Optionen von BwPostman als Pflichtfeld hinterlegt ist. Hier gibt es auch im Backend keine Ausnahme!

Der Abonnent muss auf jeden Fall eine Mailadresse eingetragen haben. Klar, BwPostman muss ja wissen, wohin der Newsletter gehen soll.

Das Mailformat kann im Feld Format eingestellt werden und ist mit dem Wert aus dem Optionen von BwPostman vorbelegt.

Das Feld Bestätigen erscheint nur, wenn ein neuer Abonnent angelegt wird. Bei Testempfängern und beim Bearbeiten eines Abonnenten wird es nicht angezeigt.

Zum Bestätigen folgendes:
Der Abonnent erhält automatisch eine Mail, die einen Link enthält, mit dem er das Abonnement bestätigen muss (Double-Opt-In), wenn das Feld Bestätigen auf unbestätigt eingestellt ist. Wenn man rechtliche Schwierigkeiten vermeiden will (für Deutschland weiß ich das), dann sollte man Abonnenten hier nicht selbst bestätigen, sondern sich das Abonnement vom Abonnenten bestätigen lassen!

Auf der rechten Seite sind weitere Informationen zum Abonnement zu sehen. Details der Registrierung und Details der Bestätigung des Abonnements. Ist bei registriert durch oder bestätigt durch nichts eingetragen, dann hat der Abonnement das selbst erledigt.

Seit Version 2.1.0 von BwPostman gibt es über diesen Details die Schaltfläche Drucken der Abonnentendaten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird ein Popup eingeblendet, das alle von BwPostman vorhandenen und verwendeten Daten des Abonnenten anzeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken öffnet dann den Druck-Dialog des Browsers.

Darunter werden die verfügbaren Mailinglisten angeboten. Auf der linken Seite sind die Mailinglisten aufgeführt, die immer über das Frontend abonniert werden können, also den Status Public haben und veröffentlicht sind.

In der Mitte stehen die Mailinglisten, die nur von bestimmten Benutzergruppen über das Frontend abonniert werden können. Diese Mailinglisten sind zwar grundsätzlich veröffentlicht und können im Frontend abonniert werden, aber eben nicht von jedem.

Die rechte Seite enthält die Mailinglisten, die nur im Backend zugewiesen werden können. Das sind also die Mailinglisten, die nicht veröffentlicht sind, egal, welcher Benutzergruppe sie zugewiesen sind.

Die verfügbaren Mailinglisten gibt es bei den Testempfängern nicht. Diese werden generell angelegt und bekommen alle Mailinglisten im Testversand.

Wie bereits oben angemerkt kann jemand mit entsprechenden Rechten im Backend dem Abonnenten auch die Mailinglisten zuordnen, die im Frontend nicht angezeigt werden, aus welchen Gründen auch immer.

Solange der Abonnent sein Abonnement noch nicht bestätigt hat, wird er in der Übersicht unter dem Reiter unbestätigte Abonnenten geführt. Sobald er seine Registrierung bestätigt hat, wandert er dann in die Liste der bestätigten Abonnenten.

Noch ein Wort zu den Rechten der Abonnenten bei der Auswahl der Mailinglisten:
Gäste, also solche Benutzer, die kein Benutzerkonto in Joomla!® haben, dürfen nur öffentliche Mailinglisten abonnieren (Zugriffsebene public). Hat der Benutzer ein Konto in Joomla!®, dann stehen ihm auch die Mailinglisten zur Auswahl, die höhere Berechtigung erfordern – je nach Vorgabe der Mailingliste und den Zugriffsrechten des Benutzers in Joomla!®. Im Backend kann man aber jeden Abonnenten in alle Mailinglisten aufnehmen, wenn man denn will.

Abonnenten und Testempfänger, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt!

Auf dem Tab Abonnentenberechtigungen kann man die Rechte für genau diesen Abonnenten festlegen.

Zum Schluss dieses Kapitels noch ein paar hilfreiche Bemerkungen:
Pro Mailadresse kann nur ein Abonnent angelegt werden. Für dieselbe Mailadresse können allerdings auch zwei Testempfänger angelegt werden, pro Mailformat je ein Testempfänger. Eine Mailadresse kann also maximal drei Mal in den Übersichten der Abonnenten auftauchen.

Wenn ein Abonnent angelegt wird, dann wird nachgesehen, ob diese Mailadresse vielleicht schon bei den registrierten Benutzern von Joomla!® existiert. Falls ja, dann wird dessen ID beim Abonnenten mit abgelegt und er bekommt – wenn er angemeldet ist – auch die Mailinglisten für ein Abonnement angeboten, die für seine Zugriffsebene verfügbar sind.


Newsletter erstellen oder bearbeiten

Nun kommen wir zum Herzstück von BwPostman, den Newslettern.

Einen Newsletter legt man auch wieder über das Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Newsletter hinzufügen an. Oder man klickt in der Liste der unversendeten Newsletter (Schaltfläche Newsletter) im Reiter Unversendete Newsletter oben die Schaltfläche Neu an. Es erscheint die Ansicht Newsletter-Details und man steht auf dem Tab Schritt 1: Allgemeines.

Man kann einen Newsletter aber auch anlegen, indem man einen bereits erstellten Newsletter kopiert. Es können sowohl unversendete als auch versendete Newsletter kopiert werden.

Um einen Newsletter zu kopieren, markiert man den Newsletter durch anhaken der Auswahlbox und  klickt auf die Schaltfläche Kopieren in der Toolbar. Die Kopie erscheint im Reiter Unversendete Newsletter in der Übersicht, auch wenn man einen versendeten Newsletter kopiert hat. Ein Klick auf den Betreff des Newsletters oder das Anhaken der Auswahlbox davor und ein Klick oben auf Bearbeiten öffnet den Newsletter zum Bearbeiten.

Das Erstellen eines Newsletters geschieht in fünf Arbeitsschritten, die durch fünf Reiter abgebildet werden. Wenn man einen neuen Newsletter erstellt oder einen vorhandenen Newsletter bearbeitet, beginnt man immer im Reiter Allgemeines.

Reiter Allgemeines

Absendername, Absender-Email und Antwort-An-Email werden aus den Optionen von BwPostman automatisch eingetragen, können aber überschrieben werden. Dann trägt man einen Betreff für den Newsletter ein. Ohne den geht es nicht. Seit Version 1.0.8 braucht der Betreff nicht mehr eindeutig sein. Man kann einen Betreff also mehrfach verwenden. Um die Newsletter aber trotzdem auseinander halten zu können, wurde das Feld Beschreibung eingeführt, das man auf der rechten Seite findet.

Anschließend kann man einen Anhang auswählen, der mit dem Newsletter versendet werden soll. Auch der hier verwendete Dialog zum Auswählen des Anhangs ist der von Joomla!®. Das bedeutet, dass der Anhang auf den Server hoch geladen werden kann, sollte er noch nicht auf dem Server vorhanden sein.

Ab Version 2.2.0 von BwPostman hat sich das Erscheinungsbild für den Anhang etwas geändert, denn jetzt sind bis zu 20 Anhänge möglich. Man sieht keinen direkten Auswahldialog mehr, sondern erst mal eine Schaltfläche +. Klickt man auf diese, dann erscheint der Auswahldialog für einen Anhang in einem Rahmen. Die Auswahldialog selbst hat sich nicht verändert.

Möchte man einen weiteren Anhang hinzufügen, dann klickt man auf das grüne + rechts unten in diesem Rahmen. Es öffnet sich ein weiterer Rahmen für den weiteren Anhang.

Möchte man einen Anhang löschen, dann klickt man auf das rote x rechts oben im Rahmen.

Die Reihenfolge der Anhänge lässt sich mit den drei übereinander liegenden Punkten links am Rahmen verändern. Einfach mit der Maus links klicken, die Maustaste gedrückt halten und an die gewünschte Position schieben.

Zu beachten:

In der Datenbank werden die Anhänge eines Newsletters in einem einzigen Zeichenfeld der Länge 1000 Zeichen abgelegt. Die Anhänge werden samt (relativem) Pfad aneinander gereiht, durch ein Semikolon getrennt. Der relative Pfad ist das, was im Auswahlfeld angezeigt wird.

Die Summe aller Zeichen für alle Namen und Pfade der Anhänge einschließlich der benötigten Trenner sollte 1000 Zeichen nicht überschreiten. Sollte das passieren, werden die restlichen Zeichen beim Speichern einfach abgeschnitten. Das bedeutet, was über die 1000 Zeichen hinausragt, wird nicht als Anhang versandt.

Hat man eine oder mehrere Kampagnen angelegt, dann kann man darunter auswählen, ob und – wenn ja – zu welcher Kampagne der Newsletter gehören soll.

Darunter kann man angeben, ob der Newsletter zu einem bestimmten Zeitpunkt öffentlich geschaltet werden soll und wann die Veröffentlichung beendet werden soll. Dies betrifft lediglich die Sichtbarkeit im Frontend. Diese beiden Daten arbeiten genau wir bei den Beiträgen von Joomla!® . Mit dem Veröffentlichungsdatum wird nicht festgelegt, wann der Newsletter versendet wird!

Auf der rechten Seite werden weitere Informationen zum Newsletter angezeigt. Hier kann auch eine Beschreibung zum Newsletter angegeben werden. Das ist besonders nützlich, um Newsletter auseinander halten zu können, die denselben Betreff haben. Die Beschreibung dient nur internen Zwecken. Ein Abonnent kommt damit nicht in Berührung.

Seit Version 2.2.0 gibt es dort auch die Möglichkeit festzulegen, dass der Newsletter ein Template für Inhalt ist. Das ist besonders praktisch, wenn man immer wieder fast denselben Newsletter versenden möchte, zum Beispiel ein Rundschreiben, dass ein bestimmter Service in einem gewissen Zeitraum wegen Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Man kann hierbei das Template für das Aussehen des Newsletters, die Empfänger und auch feststehende Inhalte definieren. Dann markiert man auf dem Reiter Allgemeines den Newsletter als Template für Inhalt und speichert den Newsletter.

Freilich lässt sich so etwas auch realisieren, indem man einen versendeten Newsletter kopiert und anpasst. Doch das Anpassen erfordert eine erhöhte Aufmerksamkeit. Ein Template für Inhalt enthält dagegen nur die feststehenden Teile. Ich finde es jedenfalls recht praktisch.

Ein Newsletter, der als Template für Inhalt markiert ist, kann nicht versendet werden, damit das Template für den Inhalt nicht durch einen Versand "verloren" geht. Der Tab zum Versenden verschwindet beim Speichern eines neuen Newsletters für Templates und erscheint auch nicht, wenn man einen solchen Newsletter bearbeitet. Dafür erhält man zur Sicherheit eine Meldung eingeblendet, dass man ein Template für Inhalte bearbeitet.

Als nächstes wird das Template ausgewählt, das für diesen Newsletter verwendet werden soll. Dies geschieht für HTML-Newsletter (links) und für Text-Newsletter (rechts) getrennt. Der Tooltip zu den Templates zeigt eine Vorschau des Templates an, wenn unter Templates dafür eine Vorschau angelegt wurde. Näheres zu den Templates im Kapitel Templates - Anpassen des Erscheinungsbildes der Newsletter.

Anschließend wählt man, an wen der Newsletter gehen soll: An eine oder mehrere bestimmte Mailinglisten und/oder an eine oder mehrere Benutzergruppen von Joomla!®. Man kann mehrere Einträge in den Auswahllisten auswählen. Es ist ebenfalls möglich, Einträge aus den Auswahllisten für die Mailinglisten und für die Joomla!® Benutzergruppen gleichzeitig zu wählen.

Auch hier sind die Mailinglisten in drei Bereiche gegliedert: Links die Mailinglisten, die jederzeit über das Frontend abonniert werden können, in der Mitte die Mailinglisten, die nur bestimmte Abonnenten im Frontend abonnieren können und rechts daneben die Mailinglisten, die nur im Backend zugewiesen werden können. Ganz rechts sind die Benutzergruppen, die in Joomla!® angelegt sind, auswählbar.

Hinweis:
Gehört der Newsletter zu einer Kampagne, dann werden die Empfänger bei der Kampagne ausgewählt und dieser Bereich erscheint nicht.

Und schließlich kann man wählen, ob man für seinen Newsletter Beiträge aus Joomla!® verwenden will. Hierzu macht man in der rechten Auswahlliste Verfügbare Website-Inhalte einen Doppelklick auf den gewünschten Beitrag von Joomla!® oder markiert in der Liste den gewünschten Beitrag und klickt anschließend auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links zwischen den beiden Listen. Der gewählte Beitrag wird aus der rechten in die linke Auswahlliste Ausgewählte Inhalte übertragen und verschwindet aus der rechten Liste, damit man ihn nicht versehentlich noch mal auswählen kann. Doppelte Inhalte sind ja nicht so schön.

Beiträge aus Kategorien, die in den Grundeinstellungen von BwPostman unter Ausgeblendete Beitragskategorien genannt sind, werden hier nicht angezeigt!

Hat man sich geirrt und möchte einen Beitrag, den man bereits ausgewählt hat, doch nicht im Newsletter haben, dann wählt man diesen Beitrag in der linken Liste aus und klickt auf den Pfeil nach rechts. Er wird damit aus der linken in die rechte Auswahlliste zurück verschoben und landet in der rechten Liste ganz unten. Ein Doppelklick auf den fälschlicherweise ausgewählten Beitrag tut es auch.

Hinweis:
Man kann einen Newsletter entweder nur auf der Basis von Beiträgen aus Joomla!® aufbauen, einen freien Text erstellen oder auch diese beiden Möglichkeiten kombinieren.

Der aktuelle Bearbeitungsstand kann jederzeit mit der Schaltfläche Speichern gesichert werden, sofern die Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Hinweis:

Wenn in den Reitern HTML Newsletter oder Text Newsletter bereits Inhalte vorhanden sind und anschließend im Reiter Allgemeines Änderungen bei den ausgewählten Inhalten vorgenommen werden, dann erscheint beim Klick auf einen anderen Reiter eine Sicherheitsabfrage, ob die bereits vorhandenen Inhalte in der HTML- und Textversion überschrieben werden sollen. OK übernimmt die veränderten Inhalte, Abbrechen verwirft sie.

Dieselbe Abfrage kommt auch, wenn ein anderes Templates gewählt wird und das Verhalten ist genau das gleiche.

Diese Änderungen werden aber erst dann dauerhaft übernommen, wenn der Newsletters über Speichern oder Speichern & Schließen gespeichert wird. Schließen oder Abbrechen verwirft alle Änderungen.

Ganz unten gibt es noch den Bereich Newsletterberechtigungen. Hier kann man die Rechte für genau diesen Newsletter festlegen.

Reiter HTML Newsletter

Im zweiten Arbeitsschritt kann man nun den Inhalt des Newsletters im HTML-Format bearbeiten. Dabei wird der Editor verwendet, der in Joomla!® als Standard eingestellt ist. Man kann also in der gewohnten Umgebung arbeiten.

Muss ich hier viel dazu schreiben? Ich denke nicht. Jeder weiß wohl selbst, was er in seinem Newsletter kommunizieren will.

Aber zuvor kann man dem Newsletter eine Überschrift und einen Einleitungstext geben. Die Felder sind mit den Angaben aus dem Template vorbelegt, können aber jederzeit hier überschrieben werden. Diese beiden Felder werden aber nicht im Editor angezeigt. Dafür ist die Vorschau da.

Nur eines noch:
Die Personalisierung wird in diesem Reiter eingebaut. Wenn man also mit seinem Newsletter den Abonnenten persönlich ansprechen will, dann wird das hier gemacht. Daher haben wir auch bei der Registrierung nach Nachname und/oder Vorname gefragt, oder nicht?

Personalisierung

Für den Vornamen nimmt man den Code [FIRSTNAME], der Nachname wird mit [LASTNAME] codiert und der ganze Name, bestehend aus Vor- und Nachname, mit [FULLNAME]. Man muss sich diese Codes allerdings nicht merken, denn sie werden auch oberhalb des Editors als Schaltflächen angeboten, die den entsprechenden Code an der Position des Cursors einfügt.

Falls man doch lieber selbst schreibt: Zum Code für die Personalisierung gehören die Großbuchstaben und die umschließenden eckigen Klammern!

Reiter Text Newsletter

Ebenso wie man den Inhalt des HTML-Newsletters anpassen kann, ist dies auch für den Text-Newsletter möglich. Immerhin ist es in der Textversion ja zum Beispiel nicht möglich, Bilder, die in einem Beitrag in Joomla!® vorhanden sind, einzubetten. Solche Dinge sollte man kontrollieren.

Überschrift, Einleitungstext und Personalisierung funktionieren genau wie beim HTML Newsletter beschrieben.

Reiter Vorschau

In der Vorschau bekommt man schon einen ersten Eindruck, wie der Newsletter beim Empfänger aussehen wird. Allerdings sind hier noch keine personalisierten Daten zu sehen, denn die werden erst beim Versand eingebaut. (Welchen Namen aus einer Mailingliste, die möglicherweise tausende Einträge enthält, sollte die Vorschau auch anzeigen?)

Ganz oben werden die Daten angezeigt, unter denen der Newsletter versendet wird. Darunter sieht man, wie der Newsletter in der HTML-Version aussieht und ganz unten ist die Text-Version zu sehen.

Die Vorschau ist übrigens etwas abhängig vom verwendeten Browser. Bei verschiedenen CSS-Styles könnte es da für den HTML-Newsletter durchaus Unterschiede in der Anzeige geben (wie das auch allgemein bei Webseiten und Email-Programmen vorkommen kann).

Reiter Newsletter versenden

Der Reiter Newsletter versenden ist wieder in zwei Bereiche aufgeteilt. Der obere Teil ist für den realen Versand des Newsletters, der untere für den Testversand.

Ich persönlich versende meine Newsletter immer erst an die Testempfänger, damit ich sicher sein kann, dass alles so aussieht, wie ich es haben will und sich keine Rechtschreibfehler eingeschlichen haben.

Hinweis:
Im Testversand funktionieren die Links im Newsletter zum Abmelden und Bearbeiten des Abonnements nicht!

Es ist durchaus empfehlenswert, sich für die gebräuchlichsten Mail-Clients verschiedene Testempfänger anzulegen, vor allem, wenn man etwas speziellere CSS-Styles in seinem Template verwendet.

Der tatsächliche Versand des Newsletters wird ebenfalls in diesem Reiter angestoßen. Dabei kann man noch mal festlegen, wie viele Mails auf ein Mal versandt werden. Hat man zum Beispiel 500 Abonnenten für diese Mailingliste und die Einstellung steht auf den vorgegebenen 100, dann legt BwPostman fünf temporäre Warteschlangen (Pakete) mit jeweils 100 Empfängern an, die der Reihe nach mit der eingestellten Verzögerung abgearbeitet werden. Diese Zeit muss man allerdings auch am Bildschirm abwarten. Das Popup verschwindet nicht, bis der letzte Abonnent verarbeitet worden ist.

Man kann auch festlegen, dass dieser Versand des Newsletters auch an die Abonnenten erfolgen soll, die ihr Abonnement noch nicht bestätigt haben.

Mit einem Klick auf eine der Schaltflächen Newsletter versenden, Newsletter versenden und veröffentlichen oder Test-Newsletter versenden (oder auch Versenden in der Liste der Newsletter, siehe unten) wird der Newsletter für jeden einzelnen Empfänger personalisiert, an eine Warteschlange übergeben und dort abgearbeitet. Dabei geht ein Popup-Fenster auf, in dem man verfolgen kann, wie die einzelnen Empfänger abgearbeitet werden. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Ablauf an.

Newsletter werden nicht automatisch veröffentlicht, wenn sie mit der Schaltfläche Newsletter versenden versendet werden. Veröffentlicht bedeutet, dass sie im Frontend angezeigt werden können. Da aber durchaus der Wunsch bestehen kann, Newsletter gleich auch für das Frontend freizuschalten, gibt es die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen. Wenn im Reiter Allgemeines ein Startdatum für die Veröffentlichung angegeben ist, dann sollte man hier die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen verwenden, denn nur veröffentlichte Newsletter werden im Frontend angezeigt.

Reiter Warteschlange

Sobald die Warteschlange erstellt und abgearbeitet ist, wird dieses Fenster geschlossen und man landet wieder in der Übersicht der Newsletter. Solange die Warteschlange nicht vollständig abgearbeitet ist, gibt es hier neben den Reitern Unversendete Newsletter und Versendete Newsletter noch einen dritten Reiter Warteschlange.

Die Warteschlange wird normalerweise innerhalb von kurzer Zeit abgearbeitet. Das hängt allerdings auch von der eingestellten Anzahl für den gleichzeitigen Versand und der eingestellten Wartezeit ab.

Der Reiter Warteschlange erscheint daher nur, wenn der Newsletter aus technischen Gründen nicht versendet werden kann. Das kann daran liegen, dass die Konfiguration für das Mailing in Joomla!® nicht passt (System → Konfiguration → Server, Bereich Mailing) oder der Server, über den der Newsletter – genauer gesagt die Mails aus Joomla!® – versendet werden sollen, nicht erreichbar ist. In diesem Fall müsste der Newsletter für alle Abonnenten in der Warteschlange erscheinen und die Warteschlange entsprechend der Anzahl der Abonnenten entsprechend lang sein.

Es kann aber auch sein, dass der Server, über den die Newsletter versendet werden, ein Limit hat. Das würde bedeuten, dass nur eine gewisse Anzahl an Newslettern versendet werden kann, der Rest wandert in die Warteschlange. Das erkennt man daran, dass die Anzahl der Einträge in der Warteschlange kleiner ist als die Anzahl aller Empfänger dieses Newsletters. In diesem Fall sollte man mit seinem Provider Kontakt aufnehmen und die genauen Konditionen erfragen. Im günstigsten Fall kann man auch erreichen, dass das Limit hoch gesetzt oder komplett herausgenommen wird.

Sind andere Gründe dafür verantwortlich, dass der Newsletter nicht zugestellt werden kann, dann ist das nicht mehr Sache von BwPostman oder Joomla!®, sondern des Mailservers, der in der Konfiguration von Joomla!® eingetragen ist. Ist also die Mailbox des Empfängers voll oder der Empfänger kann nicht gefunden werden, dann erscheint das nicht in der Warteschlange!

Der Versand eines Newsletters wird für jeden Abonnenten zwei Mal versucht, dann geht BwPostman zum nächsten Abonnenten über. Eine höhere Anzahl an Versuchen macht wenig Sinn, denn wenn technische Probleme aufgetreten sind, dann sind diese üblicherweise nicht so kurzfristig behoben, dass hier eine höhere Anzahl an Versuchen helfen würde.

Sind die technischen Probleme behoben, dann kann man die Warteschlange erneut abarbeiten, indem man auf die Schaltfläche Versand fortsetzen klickt. Vorher muss man aber über die Schaltfläche Zustellversuche zurücksetzen genau dieses tun.

Sind Einträge in der Warteschlange vorhanden und es wird ein weiterer Newsletter versendet, dann werden die bestehenden Einträge in der Warteschlange auch abgearbeitet, wenn die Zustellversuche zurückgesetzt sind.

Man kann die Warteschlange auch über die Schaltfläche Warteschlange löschen leeren.

Achtung:
Ein Newsletter, der einmal in der Warteschlange gelandet ist, gilt für BwPostman als versendet, auch wenn durch die technischen Probleme die Zustellung an einen Teil oder alle Abonnenten nicht möglich war!

Schaltfläche Versenden

Newsletter können auch direkt aus der Liste der unversendeten Newsletter heraus versendet werden. Hierzu einfach die Checkbox vor dem Betreff markieren und in der Toolbar auf Versenden klicken. Allerdings ist es nicht möglich, mehrere Newsletter auf einmal zu versenden. Sind mehrere Newsletter markiert, dann nimmt BwPostman immer nur den ersten ausgewählten Newsletter zum Versenden, denn:

Nach dem Klick auf Versenden wird der Newsletter zum Bearbeiten geöffnet und BwPostman zeigt gleich den Reiter Newsletter Versenden an. Weiteres Vorgehen dann wie im vorigen Kapitel Reiter Newsletter versenden beschrieben.

Versendete Newsletter

Ist der Newsletter versendet, so wandert er aus der Liste der unversendeten Newsletter in die Liste der versendeten Newsletter. In dieser Liste können die Newsletter nochmals angesehen werden, Änderungen am Inhalt oder anderen Daten, die das Senden betreffen, sind aber nicht mehr möglich. Ein Klick auf HTML Newsletter öffnet die HTML-Version in einem Fenster, der Klick auf Text Newsletter ein Popup der Text-Version.

Ein Klick auf den Betreff öffnet eine Ansicht, in der man das Start- und Ende-Datum der Veröffentlichung, den Status und die Beschreibung des Newsletters nachträglich ändern kann.

Hier kann man die Newsletter auch veröffentlichen. Sind sie nicht veröffentlicht, dann können sie im Frontend nicht angezeigt werden.

Direkt nach dem Senden ist der Newsletter nicht veröffentlicht, es sei denn, man hat über die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen gesendet oder die Option Newsletter beim Versenden veröffentlichen in den Grundeinstellungen von BwPostman ist aktiviert.


Menüpunkte für das Frontend anlegen

Damit man die versendeten Newsletter nicht nur als Email ansehen kann, bietet BwPostman die Möglichkeit, Menüeinträge für das Frontend anzulegen.

Ob man ein eigenes Menü für BwPostman anlegt oder einzelne Menüeinträge in einem vorhandenen Menü, kann man frei entscheiden, ebenso welche Menüeinträge man anbietet. Ich empfehle, wenigstens einen Menüeintrag anzulegen, mit dem ein Abonnent sein Abonnement bearbeiten kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn man nicht das Modul zum Abonnieren verwendet.

Ob man für die Registrierung zum Newsletter das Modul zur Registrierung verwendet oder einen Menüeintrag auf die Registrierungsseite der Komponente leitet, ist für die Registrierung selbst nicht entscheidend. Hier kommt es darauf an, wie sehr man daran interessiert ist, Abonnenten zu bekommen. Während die Registrierungsseite der Komponente nur über einen Menüeintrag zu erreichen ist, wird das Modul zur Registrierung auf allen Seiten angezeigt, die in den Optionen des Moduls angegeben werden.

Ein weiterer Unterschied ist, dass das Modul zur Registrierung dadurch ständig Platz auf dem Bildschirm braucht, während die Seite zur Registrierung über die Komponente eben nur auf einer Seite erscheint und das in dem Bereich, in dem normalerweise die Beiträge aus Joomla!® erscheinen.

Als Menüeinträge stehen für BwPostman zur Auswahl:

  • Newsletter-Anmeldung
  • Newsletter-Abonnement bearbeiten
  • Veröffentlichte Newsletter als Übersicht
  • Veröffentlichte Newsletter als Einzelansicht

Die Vorgehensweise ist wie üblich in Joomla!®:

Im Backend unter Menüs entweder in einem vorhandenen Menü weitere Menüeinträge hinzufügen oder ein eigenes Menü mit den gewünschten Menüpunkten und dem dazugehörigen Modul erstellen.

Newsletter-Anmeldung, Newsletter-Abonnement bearbeiten

Zu diesen beiden Menüpunkten gibt es nicht viel zu sagen. Es sind einfache Links auf die entsprechenden Seiten. Details dazu sind im Kapitel Konfigurieren und dort unter Anmeldung nachzulesen.

Veröffentlichte Newsletter (Einzelansicht)

Beim diesem Menüeintrag gibt es unter dem Reiter Optionen die Möglichkeit festzulegen, ob ein Anhang (als Link) angezeigt wird oder nicht, wenn einer vorhanden ist. Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten:

  • Globale Einstellung

    Es wird der Wert verwendet, der in den Optionen der Komponente eingestellt ist.

  • Anzeigen

    Der Link auf den Anhang wird angezeigt, auch wenn in den Optionen der Komponente etwas anderes steht.

  • Verbergen

    Der Link auf den Anhang wird nicht angezeigt, auch wenn in den Optionen der Komponente etwas anderes festgelegt ist.

Veröffentlichte Newsletter (Übersicht)

Dies ist der Menüeintrag mit den meisten Möglichkeiten zur Anpassung.

Die meisten Einstellungen, die hier unter Optionen zu finden sind, sind die gleichen, wie sie auch bei den globalen Optionen der Komponente unter Listenansicht vorhanden sind. Daher beschreibe ich sie hier nicht noch einmal. Als Auswahlmöglichkeiten gibt es auch wieder Globale Einstellung, Anzeigen und Verbergen. Die Bedeutung ist dieselbe wie gerade bei der Einzelansicht beschrieben.

Die Filter werden nur angezeigt, wenn es auch eine Auswahl gibt.

Neu ist Newsletter-Auswahl mit den Auswahlmöglichkeiten (Einschränkungen siehe anschließend)

  • Alle

    Es werden alle veröffentlichten Newsletter angezeigt, auch die archivierten.

  • Alle außer archiviert

    Es werden alle veröffentlichten Newsletter angezeigt, die nicht archiviert sind.

  • weder archiviert noch abgelaufen

    Es werden alle veröffentlichten Newsletter angezeigt, die nicht archiviert und nicht abgelaufen sind. Abgelaufen bedeutet, dass das Enddatum der Veröffentlichung überschritten ist.

  • nicht archiviert aber abgelaufen

    Hier werden all die veröffentlichten Newsletter angezeigt, die nicht archiviert sind, aber eigentlich nicht mehr im Frontend angezeigt werden sollen. Das ist vor allem nützlich, wenn man viele Newsletter in der Liste hat. Dann kann man einen Menüeintrag anlegen, bei dem nur die aktuellen Newsletter angezeigt werden und einen weiteren, bei dem auch die älteren Newsletter mit ausgegeben werden, solange sie nicht archiviert sind.

  • nur archiviert

    Diese Einstellung macht es möglich, alle archivierten Newsletter anzeigen zu lassen, egal ob abgelaufen oder nicht.

  • nur abgelaufen

    Hier werden nur Newsletter angezeigt, die nur abgelaufen sind.

  • archiviert und abgelaufen

    Mit dieser Option ist es möglich, alle abgelaufenen Newsletter anzuzeigen, die archiviert sind.

  • archiviert oder abgelaufen

    Schließlich gibt es auch noch die Möglichkeit, alle Newsletter anzuzeigen, die entweder archiviert oder abgelaufen sind.

Einschränkungen

  1. Im Frontend werden immer nur veröffentlichte Newsletter angezeigt.
  2. Es werden nur die Newsletter zur Anzeige herangezogen, die den Kriterien unter Auswahl Empfänger und Auswahl Kampagnen genügen.

Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, dann wird er auch nicht angezeigt. Gehört ein Newsletter zu mehreren Mailinglisten, von denen mindestens eine ausgewählt ist, dann wird er angezeigt. Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, aber gleichzeitig zu einer Benutzergruppe, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt.

Gehört ein Newsletter zu einer Kampagne, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt, auch wenn die zugehörige Mailingliste nicht ausgewählt ist. Daher ist für die Auswahl der Kampagnen auch ein eigener Reiter vorhanden.

Berechtigungen prüfen

Man fragt sich vielleicht, warum es diese Option überhaupt gibt. Wozu Zugriffsbeschränkungen, wenn man sie hier wieder aushebeln kann? Dazu folgende Überlegungen:

Die Inhalte eines Newsletters will man zu dem Zeitpunkt, an dem der Newsletter geschrieben und versendet wird, nicht allen zugänglich machen. Nach ein oder zwei Jahren sind diese Informationen aber so „alt“, dass es nichts mehr ausmacht, wenn sie alle sehen können. Nun gibt es in BwPostman aber keine Möglichkeit, die Zuordnung zu den Mailinglisten zu ändern, wenn der Newsletter erst einmal versendet ist, und das ist auch gut so. Und die Berechtigung der Mailingliste zu ändern, ist auch keine Alternative, weil sie noch aktiv ist. Wie kann man nun diese Newsletter trotzdem der Allgemeinheit zugänglich machen? Dafür ist diese Option da!

Die Berechtigung wird immer überprüft, wenn bei der Auswahl der Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen Alle eingestellt ist, da ändert sich nichts. Aber wenn nur bestimmte Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen (da dürfen dann aber alle angeklickt sein) ausgewählt sind, dann kann man über diesen Schalter die Prüfung auf die Berechtigung unterdrücken.

Auswahl Empfänger
Auswahl Kampagnen

Ich denke, da brauche ich nichts mehr zu schreiben, das ist eindeutig. Zu erwähnen ist vielleicht, dass es eine Spalte gibt, in der angezeigt wird, ob die Mailingliste oder Kampagne archiviert ist.